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**GTD(Getting Things Done)**는 데이비드 앨런(David Allen)이 개발한 생산성 관리 방법으로, 개인과 조직이 일의 우선순위를 정하고 스트레스를 줄이며 효율적으로 목표를 달성할 수 있도록 돕는 체계적인 시스템입니다. 이 시스템은 일상적인 작업, 목표, 프로젝트를 관리하여 더 나은 시간 활용과 마음의 평온을 제공합니다.
1. GTD의 5단계
- 수집 (Capture)
모든 작업, 아이디어, 약속 등을 기록하는 단계입니다. 머릿속에서 일을 꺼내 외부 시스템(노트, 앱, 플래너)에 저장함으로써 과부하를 줄이고 중요한 것에 집중할 수 있습니다.- 도구: 스마트폰 메모 앱, 노트북, 종이 플래너
- 팁: 정기적으로 확인할 수 있는 신뢰할 수 있는 시스템에 기록해야 합니다.
- 정리 (Clarify)
수집한 작업들을 분석하여 실행 가능한 것인지, 보류해야 할 것인지, 폐기할 것인지를 결정합니다.- 실행 가능한 작업: 2분 이내로 끝낼 수 있다면 즉시 처리하고, 더 많은 시간이 필요하면 특정 프로젝트로 분류합니다.
- 실행 불가능한 작업: 필요 없으면 폐기하고, 나중에 참고할 정보는 보관함에 저장합니다.
- 조직 (Organize)
정리된 작업들을 카테고리별로 정리하여 관리합니다. GTD 시스템에서는 주로 아래의 폴더 또는 리스트를 활용합니다.- 다음 행동: 바로 실행 가능한 작업 목록
- 프로젝트: 둘 이상의 작업이 필요한 목표
- 기다리는 중: 다른 사람의 응답이나 작업을 기다리는 경우
- 언젠가/어쩌면: 지금 당장 실행하지 않지만, 나중에 고려할 작업
- 반복 검토 (Reflect)
모든 목록을 주기적으로 검토하며 진척 상황을 확인합니다.- 주간 검토: 한 주 동안 진행된 프로젝트를 점검하고 우선순위를 재조정합니다.
- 질문: 현재 해야 할 가장 중요한 작업은 무엇인가? 계획에 맞게 진행되고 있는가?
- 실행 (Engage)
정리한 작업을 우선순위에 따라 실행합니다. GTD는 아래와 같은 기준으로 작업을 선택하도록 권장합니다.- 맥락: 현재 상황에서 실행 가능한 작업은 무엇인가?
- 가용 시간: 작업을 수행할 수 있는 시간은 얼마나 되는가?
- 가용 에너지: 현재 에너지 수준으로 가능한 작업은 무엇인가?
- 우선순위: 가장 중요한 작업은 무엇인가?
2. GTD 활용 시 유용한 도구
- 디지털 도구:
- Todoist, Notion, Microsoft To Do, Evernote 등
- 일정 및 알림 기능을 활용해 체계적으로 관리
- 아날로그 도구:
- 종이 플래너, 포스트잇, 화이트보드
- 시각적으로 확인 가능한 방식으로 목표를 기록
3. GTD의 장점
- 마음의 평온: 해야 할 일을 외부 시스템에 기록하므로 머릿속이 가벼워집니다.
- 효율성 향상: 실행 가능한 작업으로 나누고 우선순위를 정하면 시간 낭비를 줄일 수 있습니다.
- 목표 달성 지원: 체계적인 프로젝트 관리로 큰 목표를 실현할 수 있습니다.
4. 실제 사례
예를 들어, "새 프로젝트 발표 준비"라는 목표가 있다면, GTD 시스템을 통해 다음과 같이 관리할 수 있습니다.
- 수집: "프로젝트 발표 준비"를 메모 앱에 기록
- 정리: 발표 자료 준비, 발표 연습, 팀원과 논의 등을 하위 작업으로 분류
- 조직: 각 작업을 실행 가능한 다음 행동 리스트에 추가
- 반복 검토: 주간 검토 중 진척 상황 점검
- 실행: 당일 상황에 맞는 작업을 선택해 수행
GTD는 단순히 작업 관리를 넘어 삶의 방향성을 정리하고 실행으로 옮기도록 돕는 강력한 시스템입니다. 처음에는 다소 복잡하게 느껴질 수 있지만, 익숙해지면 일과 삶의 효율성이 눈에 띄게 개선될 것입니다.
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